Jak dlouho uchovávat záznamy o prověrce BOZP?

30.08.2010

Zdroj:

Na dotaz odpověděla JUDr. Eva Dandová.

Jak dlouho má povinnost škola uchovávat záznamy o provedené prověrce BOZP? Připravujeme skartaci materiálů a nevíme si rady.

Tato otázka není zákoníkem práce výslovně řešena. To je otázka zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, který nabyl účinnosti dnem 1. ledna 2005. Tento zákon stanoví ochranu písemností, jejich reprodukci a způsob nahlížení do archiválií. Podle původního znění tohoto zákona měli povinnost uchovávat zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech a kolektivní smlouvy a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených tímto zákonem kromě v zákoně vyjmenovaných subjektů (tedy i škol) i podnikatelé zapsaní do obchodního rejstříku, pokud jde o zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech a kolektivní smlouvy. Dnes však již zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech nejsou v seznamu dokumentů určených jako dokumenty s povinností uchování a výběru z archiválií.

Kromě zákona o archivnictví se problematikou úschovy dokumentů zabývá i zákon o účetnictví. Podle ustanovení § 9 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou všechny účetní jednotky povinny vést účetnictví. Ustanovení § 31 a 32 tohoto zákona stanoví, jakým způsobem se postupuje při uchovávání účetních písemností. Účetní záznamy pro účely vedení se uschovávají po dobu:

účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních předpisů. Po uplynutí příslušné doby úschovy se výše uvedené doklady skartují. Vzhledem k tomu, že záznam o provedené prověrce BOZP slouží pro zaměstnavatele jako podklad pro jeho další náklady v oblasti BOZP, doporučuji využít lhůtu 5 let pro uschování dokumentů o prověrkách BOZP.

Autor článku:

Dandová Eva