Je možné zaměstnanci nevyplácet cestovní náhrady, pokud je nenárokuje?

Je možné zaměstnanci nevyplácet cestovní náhrady (jízdné, stravné), pokud zaměstnanec podepsal cestovní příkaz s poznámkou, že tyto náhrady nenárokuje? Nutné vedlejší výdaje jsou mu propláceny (např. poplatek za školení, parkovné). A jak by to bylo v situaci, kdy zaměstnanec využil ke služební cestě vlastní automobil bez souhlasu zaměstnavatele? Je možné mu  nevyplatit jízdné, přestože použití vlastního automobilu následně uvedl v cestovním příkazu?

Dohoda zaměstnavatele a zaměstnance o tom, že zaměstnanec nenárokuje cestovní náhrady, je neplatná. Platí obecná občanskoprávní zásada, že zaměstnanec se nemůže platně vzdát svých práv. To je stejné jako by se zaměstnanec vzdal svého práva např. na mzdu nebo její část např. na příplatky za práci přesčas nebo za práci v noci. V takovém případě se jedná o neplatný právní úkon ve smyslu ustanovení § 19 zákoníku práce – „Neplatný je právní úkon, kterým se zaměstnanec předem vzdává svých práv.“ Z toho důvodu k prohlášení zaměstnance o tom, že nenárokuje cestovní náhrady, nelze přihlížet, jednou mu zákon zaručuje právo na cestovní náhrady, tak mu je zaměstnavatel musí proplatit alespoň v minimální výši, kterou stanoví zákoník práce č. 262/2006 Sb., když nejsou u zaměstnavatele stanoveny (s ohledem na dispozitivnost zákoníku práce v této části) vyšší.
Podle ustanovení § 51 zákoníku práce, úvodního ustanovení hlavy sedmé, o náhradě výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, je zaměstnavatel povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v této části. Dále pak platí zásada, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.
Z těch všech důvodů musí zaměstnavatel proplatit zaměstnanci při tuzemské pracovní cestě tyto náhrady:
• náhradu jízdních výdajů
• náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny
• náhradu výdajů za ubytování
• náhradu zvýšených stravovacích výdajů neboli stravné
• náhradu nutných vedlejších výdajů.
V případě, kdy se jedná o krátké pracovní cesty nepřesahující jeden den, tak se proplácí většinou jen náhrady jízdních výdajů, stravné a náhrady nutných vedlejších výdajů, ale všechny tyto tři náhrady musí zaměstnavatel zaměstnanci proplatit. Náhrady jízdních výdajů se neproplácí jedině tehdy, když zaměstnavatel poskytne zaměstnanci k pracovní cestě vlastní motorové vozidlo.
V případě, když by zaměstnanec použil k pracovní cestě vlastní automobil bez souhlasu zaměstnavatele, jednalo by se o porušení povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci. To totiž může mít pro zaměstnance i zaměstnavatele dalekosáhlé důsledky, zejména např. když by došlo na pracovní cestě k autonehodě a k pracovnímu úrazu zaměstnance. Ve svém důsledku by zaměstnavatel mohl z toho, že zaměstnanec použil jiného dopravního prostředku, než určil, dovodit i důvod pro skončení pracovního poměru § 52 písm. g) zákoníku práce. To v žádném případě nedoporučuji.
Použije-li však zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele své soukromé motorové vozidlo, pak platí zásada, že není-li sjednána nebo zaměstnavatelem určena výše sazby základní náhrady za použití hromadného prostředku před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci sazba za 1 km jízdy v minimální výši u jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč, u osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč a při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cena pohonných hmot je pro letošní rok stanovena vyhláškou č. 577/2006 Sb., kterou se pro určení výše náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu stanoví průměrná cena pohonných hmot.
Závěrem upozorňuji, že neproplacení cestovních náhrad (nebo jejich části) je stejně jako nevyplacení mzdy nebo její části důvodem okamžitého  zrušení pracovního poměru zaměstnancem podle ustanovení § 56 odst. 1 písm. b) zákoníku práce z důvodu, že zaměstnavatel zaměstnanci nevyplatil mzdu nebo plat nebo náhradu mzdy nebo platu anebo jakoukoli jejich část do 15 dnů po uplynutí termínu splatnosti (§ 141 odst. 1). V takovém případě je třeba ale pracovní poměr zrušit ve lhůtě dvou měsíců od termínu splatnosti cestovních náhrad, nejpozději ve lhůtě jednoho roku, kdy došlo k pracovní cestě a zaměstnanci vznikne v tomto případě právo na odstupné nejméně ve výši trojnásobku průměrné měsíční mzdy.