JOSRA 4 - 2009

Hodnocení pracovist typu open space u telekomunikacní firmy

31.01.2010 | AUTOR: PhDr. David Michalík, Ph.D., RNDr. et Mgr. Petr Skrehot

EVALUATION OF WORKPLACES “OPEN SPACE“ IN THE TELECOMMUNICATION COMPANY

David Michalík¹, Petr Skrehot²

¹Výzkumný ústav bezpecnosti práce, v.v.i., Jeruzalémská 9, Praha 1, michalik@vubp-praha.cz

²Výzkumný ústav bezpecnosti práce, v.v.i., Jeruzalémská 9, Praha 1, skrehot@vubp-praha.cz

Abstrakt

Tento clánek se zabývá problematikou pracovist typu open space a moznosti jejich hodnocení. Je zde prezentováno setrení na tomto typu pracovist v rámci telekomunikacní firmy. Byl vytvoren vzorek 73 respondentu z rad pracovníku-telefonních operátoru. K zjistení potrebných dat byl pouzit soubor vlastních vytvorených metod, a to dotazník VPK, výberový rozhovor a dotazník pro hodnotitele. Pozitivne se jeví péce vedení o zamestnance. Negativa se týkají vnímané kontroly ze strany okolí, casového tlaku na plnení úkolu, velké odpovednosti, neodpovídajícího nastavení ovzdusí a osvetlení na pracovisti, rusení telefony, mluvením spolupracovníku, nevyhovující sedadla, absenci odpocinkových místností a výskyt zdravotních problému. Je celkove nutné pracovistím typu open space venovat vetsí pozornost.

Klícová slova: pracoviste typu open space, dotazník VPK, výberový rozhovor, dotazník pro hodnotitele

Abstract

This paper deals with workplaces „open space“ and possibility of thein evaluation. In this case, it´s a survey that was realized at the telecommunication company. The sample had 73 workers – telephone operators. The collection of created methods (questionnaire VPK, selective interview, questionaire for expert) was used to findings needed data. It was discovered that the company care about workers was very good. Futher, negative aspects were as follows: perceived check-in at the hands of another, time pressure on performance of the tasks, great responsibility, inferior atmosphere and lighting on workplace, noise (calling, talking co-workers), unsatisfactory seats, missing rest room, incidence the health problems. Overall, it´s necessary to pay attention to workplaces „open space“.

Key words: workplaces „open space“, questionnaire VPK, selective interview, questionnaire for expert

Úvod

V ruzných organizacích pribývá v soucasnosti pocet pracovist pod anglickým oznacením open space/open plan, pro které se v ceském prostredí vyuzívá ekvivalent velkoprostorové kanceláre (VPK). Mezi verejností, jak laickou, tak i odbornou, se najdou jednak jejich príznivci, ale i zaprisáhlí odpurci. Organizace dávají prednost velkoprostorovým kancelárím z duvodu ekonomických, ocekávané vyssí produktivity práce (úsporou casových ukazatelu) a mozností snadnejsí týmové práce. Na druhé strane mnozí zamestnanci hodnotí prevázne pozitivne bud oddelené (samostatné) pracovní „bunky“ nebo „klasické“ kanceláre, které jsou od sebe stavebne oddelené. V jejich postojích hrají patrne urcitou roli napr.: tradice, zvyklosti, vek, ztráta soukromí a dalsí psychologické vlivy. V preferencích na typ pracoviste hraje roli také druh vykonávané cinnosti.

Musíme konstatovat v návaznosti na dostupné zdroje, ze tato problematika je bohuzel doposud nedostatecne zmapována, at uz v ceském prostredí nebo v zahranicí. To se stalo také hlavním duvodem, proc téma pracovist typu open space bylo zpracováno resitelským týmem Výzkumného ústavu bezpecnosti práce, v.v.i. v rámci výzkumného zámeru c. MPS0002595001 pod projektem „Pracovní pohoda a spolehlivost cloveka v pracovním systému“.

Prezentovaný príspevek vychází z materiálu a získaných dat v rámci výse uvedeného projektu. Je zde predstavena na konkrétním príkladu z prostredí telekomunikacní firmy vyuzití vytvorené sady nástroju k hodnocení pracovist typu open space.

Základní pohled na pracoviste typu open space

Výkon pracovní cinnosti je vázán k urcitému pracovisti. Co se týce administrativního typu pracovních cinností, je povazován za klasický typ takového pracoviste oddelená kancelár. Zde je umísten v nejideálnejsím prípade jen jeden pracovník, resp. do poctu 3 osob porád jeste muzeme mluvit o bezné podobe oddelené kanceláre. Urcitým protilehlým konceptem jsou práve velkoprostorové kanceláre.

Velkoprostorové kanceláre predstavují v základním pohledu rozlehlejsí prostor, který je obvykle clenen mobilními samostatne stojícími panely a nizsími stenami, na nichz jsou pak zaveseny stolové desky, otevrené police, prípadne skrínky. Uvnitr sten jsou kanály, kterými jsou skryte vedeny vsechny elektroinstalace ci telefonní vedení, takze nenarusují estetiku prostredí. Jinak jsou od sebe pracovníci oddeleni jen nízkými príckami, eventuálne vubec nicím. Ke kazdému pracovnímu místu prinálezí vesmes zobrazovací jednotka, monitor, resp. tedy pocítac.

Pocet osob zde se pohybuje obvykle mezi cca. 10 a 70 osobami. V nekterých prípadech jsou to az stovky osob.

S temito typy pracovních prostor se setkáváme jak v privátní sfére (banky, IT, telekomunikacní, poradenské a konzultacní firmy aj.), tak i ve státním sektoru (napr. Policie CR).

Pracoviste typu open space a jeho hlavní aspekty

Na základe dostupných podkladu a informací muzeme vymezit následující hlavní aspekty u velkoprostorových kancelárí, a to hlavne s ohledem na klasické oddelené kanceláre [4,8]:

• nizsí porizovací a provozní náklady (prepoctené na jednotku plochy ci jednoho zamestnance),
• vetsí variabilita a prizpusobení se pozadavkum firmy,
• snadnejsí a efektivnejsí komunikace,
• vetsí prehled a moznost kontroly,
• ztráta soukromí,
• vyssí hlucnost,
• horsí mikroklimatické a svetelné podmínky (s durazem na nemoznost individuálního prizpusobení a sírení virových nákaz vzduchem).

Pro zamestnavatele, vlastníky firem, je vetsinou stezejní první, ciste ekonomický, aspekt. Firmy ocení následne moznost zmen rozlození pracovních míst, zarízení apod. dle aktuálních pozadavku. Príznive se muze jevit komunikace, protoze vse lze resit na míste, setrí se tím cas a zvysuje tak produktivita. Na druhé strane muze vsak docházet casteji k ruzným nedorozumením a konfliktum stejne tak jako sírení „spatné nálady“ nebo frustrace napríc celým kolektivem. Zamestnavatel naopak jiste privítá prehlednost celého prostoru, kdy si zamestnanci v podstate „vidí pod ruce“, resp. je umozneno nadrízenému lépe monitorovat dení. Avsak z hlediska zamestnancu muze uz jen pocit prípadné kontroly a dále související znacné omezení soukromého prostoru pusobit komplikace.

Hlucnost, mikroklimatické podmínky a osvetlení jsou respondenty spatne hodnoceny v celé rade studií [napr. 1,2,3,7] a ukazuje se, ze se tato situace ani po triceti letech zkuseností s open space prílis nemení. Negativní vliv pracovist open plan na pracovníky má podobu zvýseného stresu, vetsího rizika výskytu zdravotních komplikací (napr. vysoký tlak), vyssí míry fluktuace apod. [6]. Pro zajímavost jeste uvedeme starsí výzkum [5], který zkoumal reakci zamestnancu k práci poté, co byli presunuti z klasické kanceláre na pracoviste typu open plan. Výsledky ukázaly, ze doslo k významnému snízení spokojenosti a vnitrní motivace u techto pracovníku.

Dulezitou roli hrají charakteristiky daného jedince. Nekterým pracovníkum muze vyhovovat velkoprostorové pracoviste, protoze jsou rádi mezi lidmi, motivuje je urcitý tlak, soutezivost, ale i kolegialita ci pocit podpory v prípade vzniku nestandardní situace nebo obtízí. Jiní lidé jsou naopak schopni se za urcitých podmínek prizpusobit a tak i jim postupne práce v open space prestane výrazneji vadit ci dokonce zacne i vyhovovat. Je vsak potreba brát do úvahy také jedince, pro které je tento typ pracovist neprekonatelnou prekázkou, kterí preferují samotu, klid a prostredí uzpusobené svým potrebám a pro svou maximální pohodu. Dulezitým faktorem je úroven schopnosti jedince zvládat zátez, tedy jeho emocionální stabilita. Komplexne muzeme podotknout, ze existence pouze jednoho nespokojeného nebo „problémového“ jedince muze negativne ovlivnit celkovou atmosféru na daném pracovisti.

Dalsí rovinou je zastoupení pracovníku podle pohlaví, veku, národnosti a handicapu. U pohlaví a veku v nekterých pracích vystupuje preference rozmanitosti, tj. zastoupení muzu i zen, resp. pracovníku ruzných vekových kategorií [3]. Co se týce veku, tak u nás zvláste starsí pracovníci, kterí doposud pracovali v klasických oddelených kancelárích, si na prostredí open space spatne zvykají. U mladé generace do 30 let veku, zejména pak tech, kterí do open space nastoupili coby do svého prvního zamestnání, je tato situace zcela opacná. Otázka národnosti souvisí s preferencí urcitých hodnot a zvyku v návaznosti na nastavení podmínek a zarízení na pracovistích. Pro telesne postizené osoby se jeví velkoprostorové kanceláre díky své variabilite usporádání pozitivne.

Ohledne charakteru práce mají velkoprostorové kanceláre nejvetsí vyuzitelnost pro cinnosti, které jsou zalozeny na týmové spolupráci (napr. tvorba reklam, dispecinky, práce telefonních operátoru apod.). Dále mohou být ideální pri prevazující pracovní náplni zamestnancu v terénu, kdy tito pracovníci nevyzadují zvlástní komfort, ale pouze urcité zázemí, kde mohou krátkodobe pobývat (viz napr. obchodní zástupci). Pro individuální nápln cinnosti pracovníku, jejichz práce vyzaduje kognitivní prístup a tvorivost, je vsak na míste uprednostnit spíse oddelené kanceláre.

Metodologický rámec

V rámci resení predmetného úkolu bylo provedeno setrení ve velkoprostorových kancelárích telekomunikacní firmy, která pusobí na ceském trhu. Jednalo se tedy o ergonomické hodnocení tohoto typu pracovist prímo v provozní praxi. Zde na konkrétních pracovistích open space spolu vykonává pracovní cinnost obvykle 10-20 osob. Zde je potreba doplnit, ze prístup predmetné firmy byl k celé zálezitosti od pocátku velmi pozitivní a byly celkove vytvoreny ideální podmínky pro vlastní realizaci.

Cílem tohoto setrení bylo zmapovat aspekty pracovního prostredí, identifikovat prípadné problémy, nedostatky, vytvorit návrhy a doporucení k optimalizaci.

Vzorek pro úcely tohoto setrení tvorilo 73 respondentu z rad pracovníku uvedené firmy na pozici telefonních operátoru. Z charakteristik vzorku pro doplnení uvádíme, ze

• prevazovaly zeny,
• nejvíce byla zastoupena veková kategorie 26-40 let,
• délka praxe na stávajícím pracovisti byla nejcasteji v intervalu 1-5 let,
• byla zrejmá u vetsiny respondentu preference stávajícího typu pracoviste oproti klasické kancelári pro 1 az 3 osoby.

Za úcelem zjistování potrebných dat byl vyvinut následující puvodní soubor metod pro hodnocení pracovist typu open space, kde patrí dotazník VPK, výberový rozhovor, dotazník hodnotitele.

A) Dotazník VPK dává moznost zjistit, jak zamestnanci hodnotí své pracoviste s ohledem na jeho usporádání, vybavení, vymezení pracovního místa, svetelné, akustické a mikroklimatické podmínky, vykonávanou cinnost, vztahy k ostatním. Je zde dohromady 84 polozek, které jsou logicky rozdeleny do 5 cástí:

1. faktory psychosociální (25 polozek, u kterých respondenti udávají, zda daný faktor na pracovisti pocitují: 1-nikdy, 2-obcas, 3-casto, 4-neustále.)
2. faktory mikroklima (11 polozek, u kterých respondenti udávají, zda daný faktor vnímají na pracovisti: 1-nikdy, 2-obcas, 3-casto, 4-neustále.)
3. akustické a svetlené podmínky (9 polozek, u kterých respondenti udávají, zda se s daným faktorem na pracovisti setkávají: 1-nikdy, 2-obcas, 3-casto, 4-neustále.)
4. vybavení a usporádání pracovního místa (14 polozek, u kterých respondenti udávají, zda s daným aspektem jsou na pracovisti: 1-zcela spokojeni, 2-spíse spokojeni, 3-spíse nespokojeni, 4-zcela nespokojeni.)
5. vybrané faktory pracovní pohody (25 polozek, které umoznuji shrnující pohled, zda vybrané aspekty snizují pracovní pohodu respondentu: 1-velmi výrazne, 2-dosti znacne, 3-jen nepatrne, 4-vubec ne.)

B) Výberový rozhovor umoznuje upresnení a doplnení údaju z výse predstaveného dotazníku VPK, a to od vybraných respondentu. Klícem výberu je zejména umístení pracovního místa respondenta (u okna, u dverí, u steny, u zdi). Rozhovor vede s respondentem hodnotitel na základe stanovených otázek, které se týkají:

• specifikování pozitivních a negativních stránek daného pracoviste,
• zásadních rusivých vlivu pri výkonu vlastní práce,
• výskytu psychických nebo zdravotních problému s ohledem na dané pracoviste.

C) Dotazník hodnotitele je urcen konkrétnímu externímu odborníkovi, který na základe vlastního pozorování a dalsích údaju (firemní podklady, vyjádrení odpovedného zástupce firmy) posoudí dané pracoviste dle stanovených kritérií, a to v návaznosti na príslusná legislativní ustanovení, popr. ergonomická doporucení. Dává moznost upresnit a doplnit údaje, které byly získány na základe subjektivních výpovedí respondentu pri vyplnování dotazníku VPK, popr. pri výberovém rozhovoru. Má 41 polozek s moznostmi odpovedí-ano, ne, nelze posoudit.

Pro kompletní zadokumentování celého setrení ve velkoprostorových kancelárích se v návaznosti na souhlas zástupce dané firmy doporucuje porídit fotodokumentaci, a to pro dosazení vetsí názornosti.

Vyhodnocení získaných dat se uskutecnuje za pomoci programu MS Excel, kde pro dotazník VPK je vytvoreno specifické prostredí pro získání potrebných grafických výstupu.

Výsledky

Prvotne se zameríme na získané výsledky z dotazníku VPK. V kazdé cásti jsme vybrali do následujícího prehledu pouze polozky, které jsou dle vypoctených prumerných hodnot v krajních polohách kontinua. U vsech cástí dotazníku jsou skály od 1 do 4 (blíze v predchozím oddílu bod A) k samotnému dotazníku).

Cást 1 – faktory psychosociální

Tab. 1: Faktory psychosociální

První tri polozky dle prezentované tabulky dosahují nejvyssí prumerné hodnoty v rámci tohoto oddílu. Vizuální kontrolu ze strany okolí, casový tlak na plnení úkolu a velkou odpovednost pocitují respondenti casteji na svém pracovisti.

Na druhé strane pomerne velmi ojedinele se vyskytuje subjektivní vnímání výskytu napadání a naschválu ze strany kolegu, resp. také nedostatecná péce vedení o zamestnance.

Cást 2 – faktory mikroklima

Tab. 2: Faktory mikroklima

Je zrejmé, ze respondenti na svém pracovisti nejcasteji vnímají kolísání teploty vzduchu behem práce a nedostatecnou výmenu vzduchu.

Nejméne casto zase vnímají nepríjemné tepelné sálání, at uz od slunce nebo zarízení v podobe pocítacu, osvetlení, apod.

Cást 3 – akustické a svetelné podmínky

Tab. 3: Akustické a svetelné podmínky

Rusení telefony, mluvením spolupracovníku, apod. je pocitováno ze strany respondentu nejvíce. Na to navazuje evidování nedostatku prirozeného svetla na pracovisti.

Naopak se na svých pracovistích respondenti spíse okrajove setkávají s nedostatecným zastínením proti prímému slunecnímu zárení a pri práci na PC s malým kontrastem mezi znaky a pozadím u monitoru.

Cást 4 – vybavení a usporádání pracovního místa

Tab. 4: Vybavení a usporádání pracovního místa

Jak muzeme videt, nejmensí spokojenost ze strany respondentu je s pouzívaným pracovním sedadlem, které mají na svém pracovisti.

Nejvetsí spokojenost je zase s rozmístením pouzívaných zarízení a jejich dosazitelností z pracovní polohy a vubec s velikostí pracovní plochy.

Cást 5 – vybrané faktory pracovní pohody

Tab. 5: Vybrané faktory pracovní pohody

Do této cásti dotazníku VPK jsme vybrali do polozek aspekty, které mohou negativne ovlivnovat pracovníka, resp. jeho pracovní pohodu. Je potreba ríci, ze jednotlivé prumerné hodnoty u jednotlivých polozek se od sebe prílis neodlisovaly.

Nejméne negativne pusobí na respondenty podrázdená kuze na rukou a obliceji, kterou u sebe evidují.

Nejvíce negativne ovlivnuje pracovní pohodu respondentu únava, vycerpanost, resp. také bolesti hlavy.

Pro výberové rozhovory jsme vybrali 20 respondentu z naseho vzorku, a to s ohledem na dosazení rovnomerného zastoupení dle umístení pracovního místa v prostoru (u okna, dverí, uprostred místnosti, u steny). Z techto rozhovoru vyplynuly následující hlavní výstupy:

• Z pozitivních stránek vyplynula velmi dobrá péce o zamestnance ze strany vedení.
• K negativním stránkám, resp. také k rusivým vlivum na pracovisti, radili respondenti hluk ze strany svého okolí (telefonáty, mluvení kolegu), suchý vzduch, spatná klimatizace, nedostatecná intenzita osvetlení, mensí podíl denního svetla.
• Negativne jsou dále hodnocena pouzitá pracovní sedadla (bez stavitelných podrucek, nízká operka zad), chybející odpocinkové místnosti.
• Mezi zdravotními problémy udávají respondenti únavu, bolesti hlavy, krcní pátere, zad, pálení ocí, vysusování sliznic.
• Prostrednictvím dotazníku, který je urcen pro hodnotitele, nebyly zjisteny závaznejsí nedostatky, co se týce technických aspektu jednotlivých velkoprostorových kancelárí. Podstatné skutecnosti muzeme shrnout do techto bodu:
• Fungující péce o zamestnance ze strany firmy, co se týce zajistení zdravotních prohlídek a vubec jejich evidování zdravotního stavu.
• Propracovaný systém skolení BOZP v rámci firmy s vyuzitím e-learningu.
• Pracovní sedadla, která nemají stavitelné prvky (výsku sedáku, zádovou operku, podrucky).
• Je zrejmá absence odpovídajícího poctu odpocinkových místností.

Záver

Setrení na pracovistích typu open space v rámci telekomunikacní firmy, které jsme predstavili, prineslo celou radu prínosných informací. Výsledky, které jsme tedy získali na základe pouzité sady vytvorených metod k hodnocení tohoto typu pracovist, muzeme shrnout do techto odrázek:

• Pozitivní se jeví péce vedení o zamestnance (lékarská péce, benefity, rehabilitace, aj.)
• Casteji je vnímána vizuální kontrola ze strany okolí, casový tlak na plnení úkolu, velká odpovednost.
• Vyplynulo neodpovídající nastavení ovzdusí v pracovních prostorách, co se týce výmeny vzduchu, jeho teploty.
• Ze strany respondentu je casteji pocitována nedostatecná intenzita osvetlení a malý podíl denního svetla.
• Respondenti také ve vetsí frekvenci evidují na svém pracovisti rusení telefony, mluvením spolupracovníku.
• Pomerne dulezitým problémem jsou nevyhovující pracovní sedadla, která nemají stavitelné prvky, resp. paklize je mají, nejsou se správnou obsluhou techto sedadel jejich uzivatelé seznámeni.
• Je nutné dále zmínit absenci odpocinkových místností.
• Zdravotní problémy jsou zastoupeny únavou, bolestmi hlavy, krcní pátere, zad, pálení ocí, vysusování sliznic. 

Je mozné uvést, ze prezentované výstupy, které se vztahují k negativním stránkám, nedostatkum v zásade korespondují s dríve realizovanými výzkumy.

Príslusná doporucení k optimalizaci pracovního systému a podpore BOZP v rámci predstavené telekomunikacní firmy mají potom následující konkrétní podobu:

• Opatrit pracovní sedadla, která budou mít mimo jiné stavitelné podrucky, dále dostatecnou (stavitelnou) výsku operky zad, popr. jeste stavitelnou operku hlavy. (Zejména pro charakter cinnosti telefonních operátoru je to dulezité!)
• Vytvorit zázemí pro pracovníky v podobe odpovídajícího poctu odpocinkových místností.
• Zvázit vyuzití zvukoizolacních prícek, soucástí nábytku, apod. ke strukturování pracovních prostor open space do mensích celku (viz snízení hlucnosti, pocitu vizuální kontroly, apod.).
• Zkontrolovat a upravit parametry osvetlení na pracovistích, co se týce odpovídající úrovne jeho intenzity.
• Zajistit dostatecnou a pravidelnou výmenu vzduchu na pracovisti.
• Dbát na udrzování odpovídající teploty v rámci pracoviste.
• V rámci mozností eliminovat casový tlak na plnení úkolu (viz napr. rovnomerné rozdelování úkolu mezi pracovníky).

Prezentovaný príklad potvrzuje, ze problematika pracovist typu open space si zasluhuje pozornost. Zvláste firmy, které tyto pracoviste mají, by mely zjistovat stav, k cemuz muze slouzit práve predstavený soubor metod k hodnocení tohoto typu pracovist. Zástupci firem, kterí uvazují o zavedení techto pracovist, by meli dukladne zvázit veskeré okolnosti, popr. prímo vyuzít moznost konzultace s odborníky v této oblasti.

Pouzitá literatura

1. GRANDJEAN, E. Fitting the task to the Man : an ergonomic apporoach. London : Taylor & Francis, 1980.
2. HAYWARD, B. Business : how would you improve open plan office space? Ecademy, Connectioning business people, May 2005.
3. MICHALÍK, D. Osobnost policisty v kontextu sálového pracoviste a kancelárského pracoviste. Psychologie v ekonomické praxi, 2007, roc. XLII, c. 3-4, s. 63-71. ISSN 0033-300X.
4. MICHALÍK, D.; SKREHOT, P. Proc (ne)zavádet open space. Bezpecnost a hygiena práce, 2009, roc. 57, c. 6, s. 25-28. ISSN 0006-0453.
5. OLDHAM, G.R.; BRASS, D.J. Employee Reactions to an Open-Plan Office : a Naturally Occurring Quasi-Experiment. Administrative Science Quarterly, 1979, vol. 24, no. 2, pp. 267-284.
6. OOMMEN, V. G.; KNOWLES, M.; ZHAO, I.Should Health Service Managers Embrace Open Plan Work Environments? : a review. Asia Pacific Journal of Health Management, 2008, no. 3(2), pp. 37-43.
7. PEJTERSEN, J.; ALLERMANN, L.; KRISTENSEN, T. S.; POULSEN, O. M. Indoor climate, psychosocial work environment and symptoms in open-plan offices. Indoor air, 2006, vol. 16, issue 5, s. 392-401.
8. PETERKA, R. Open space : sok z otevreného prostoru. iDnes.cz [online], 13. cervence 2006 . Dostupný z WWW: <http://podnikani.idnes.cz/open-space-sok-z-otevreneho-prostoru-dwj-/firmy_rady.asp?c=A060711_103615_firmy_rady_vra>.

Vzorová citace:

MICHALÍK, David; SKREHOT, Petr. Hodnocení pracovist typu open space u telekomunikacní firmy. Casopis výzkumu a aplikací v profesionální bezpecnosti [online], 2009, roc. 2, c. 4. Dostupný z WWW: <http://www.bozpinfo.cz/josra/josra-04-2009/open-space_michalik-skrehot.html>. ISSN 1803-3687.

TISKNOUT | POSLAT MAILEM